Vergadercultuur of niet: de enige vergadering die je moét houden, is de zogenaamde algemene vergadering – of kort AV. Als kmo ben je zelfs wettelijk verplicht. En maar goed ook: hier beslis je namelijk over het beheer, de verantwoordelijkheid en de statuten van je vennootschap. Wij zetten voor jou nog eens alles op een rij.
Wanneer moet je de algemene vergadering houden?
Minstens één keer per jaar. Vaak is het dan enkel voor enkele formaliteiten, zoals het goedkeuren van de jaarrekening. Maar in bepaalde gevallen mag je vaker een algemene vergadering houden. Bijvoorbeeld als je bedrijf zware verliezen lijdt of als je aandelen wil kopen of verkopen.
Waar moet de algemene vergadering plaatsvinden?
Dat maakt op zich niet uit. Het belangrijkste is dat alle aandeelhouders aanwezig zijn.
Wie mag zo’n algemene vergadering bijwonen?
Sowieso moeten dus alle aandeelhouders mét stemrecht aanwezig zijn. Anders kan je moeilijk beslissingen nemen. Indien de aandeelhouders met stemrecht op een rechtsgeldige manier worden opgeroepen en ze komen toch niet opdagen, dan kan de algemene vergadering wel doorgaan als de meerderheid van de aandeelhouders aanwezig is.
Ook aandeelhouders zonder stemrecht zijn verder welkom op de algemene vergadering. Net zoals de raad van bestuur, de bedrijfsjurist, de boekhouder die een vennoot bijstaat of een journalist. Wie precies wanneer welkom is, vermeld je best in de statuten van je vennootschap.
Wie mag een algemene vergadering bijeenroepen?
Het is de raad van bestuur of de zaakvoerder die de aandeelhouders bij elkaar roept. Aandeelhouders kunnen zelf ook een algemene vergadering bij elkaar roepen als ze minstens 10% aandelen bezitten – in het geval van een BV.
Hoe moet je een een algemene vergadering bijeenroepen?
Op de uitnodiging voor de algemene vergadering zet je datum, plaats en uur. Je voegt ook de agendapunten bij. Daarna verstuur je alles ten minste 15 dagen vóór de eigenlijke vergadering. Tegenwoordig mag je die uitnodiging trouwens gewoon via mail versturen.
Hoe verloopt een algemene vergadering?
Gestructureerd. De voorzitter volgt de agenda strikt op. Dat wil zeggen dat hij of zij geen punt mag laten vallen. Komt er iets dringends ter sprake, dan kan de voorzitter dat punt wel extra toevoegen tijdens de algemene vergadering.
Kan de algemene vergadering ook digitaal plaatsvinden?
Ja. De coronacrisis heeft ook dit proces versneld. Waar dit in 2020 nog een tijdelijke aanpassing was aan de wetgeving is dit nu definitief. Aandeelhouders kunnen op afstand deelnemen aan een algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel. Er zijn evenwel twee belangrijke voorwaarden verbonden aan een digitale algemene vergadering: de vennootschap moet de identiteit van de deelnemers kunnen controleren en de deelnemers moeten tijdens de digitale vergadering in ‘real time’ vragen kunnen stellen en hun stem kunnen uitbrengen. Beide voorwaarden kunnen probleemloos worden opgevangen met tools als Teams of Zoom.
Heb je nog een andere vraag over je algemene vergadering?
Stel ze dan aan één van onze fakt-checkers
Terug naar overzicht
Deel dit bericht
